Este post quiere volver al SIGEM, para ver, después del Registro, cómo funciona la unidad de la Gestión de Expedientes.

Como en el caso del Registro, tampoco aquí tengo la pretensión de examinar exhaustivamente todo el software, sino sólo la voluntad de dar algunas indicaciones para quienes deberán utilizar (y faltan 374 días al 1 de enero de 2010) la herramienta llamada a ser el pilar más importante de la Administración Electrónica Local: el SIGEM.

Gestión Expedientes

Gestión Expedientes

Antes de seguir, habrá que dar algunas explicaciones sobre el Middleware. En principio, se pretendía incluir un bus de integración de todos los componentes para (terminología no técnica), «enlazarlo» con otras aplicaciones. En la versión que tengo yo de la documentación (fechada 07/12/06), se suprime este bus de integración para poder usar cualquiera de las soluciones libres que existen actualmente.De ahí las cruces en el diseño, encima de la estructura del Middleware.

Una nota más de carácter técnico: la infraestructura tecnológica soportada por el sistema de expedientes será la siguiente:

Sistemas Operativos:

Bases de datos:

  • Oracle 9i – 10g
  • SQLServer 2000

Y los navegadores Explorer y Mozilla/Firefox.

Entrando más en detalle en el funcionamiento de la Gestión de los Expedientes, vemos que hay tres áreas muy importantes, en el lado izquierdo del diseño de la estructura: Organización, Modelo de Gestión, Catálogo de Procedimientos.

En la parte de Organización, deberíamos poder incluir todas las personas (funcionarios y personal laboral) que participan en una determinada tramitación. Es decir, deberíamos poder establecer la jerarquía de decisión, no en términos absolutos (de jerarquía dentro de una Concejalía, por ejemplo), sino en función de cada procedimiento administrativo.

Ejemplo: si en un procedimiento de solicitud de vado es un policía local el que se desplaza al «lugar de los hechos» y saca una foto del garaje y toma las oportunas medidas (créanme, hay ayuntamientos donde la policía local hace también estas labores), entonces, dentro de este procedimiento deberemos incluir a una persona que no pertenece a la organización jerárquica de la Concejalía de Urbanismo (el policía local) y que, sin embargo, sí realiza una labor importante dentro de la tramitación administrativa. Con eso se confirma que la Organización deberá ser diseñada en función de los objetivos/trámites administrativos a desarrollar, en vez de hacer un calco de la organización interna de la unidad administrativa.

Por lo que se refiere al Modelo de Gestión, es la parte donde se deberá definir todos los atributos de cada elemento del procedimiento: plazos de ejecución, unidades de tramitación responsables, documentos a aportar, formularios de acceso a la gestión, etc.

Dejo para el final de este primer post sobre la Gestión de Expedientes del SIGEM, el Catálogo de Procedimientos.

En el Infoc@ldero del pasado mes de noviembre, intenté realizar una rápida encuesta sobre la existencia (o ausencia) de un Catálogo de Procedimientos en los Ayuntamientos donde trabajaban los funcionarios que asistían a la conferencia. Aprovecho las herramientas de este blog para repetir el experimento.

En la charla en el Ayuntamiento de El Campello, las personas que levantaron la mano diciendo que sí tenían un Catálogo de Procedimientos, eran (a ojo) las mismas que con anterioridad habían dicho que sí habían superado una Auditoría en materia de Protección de Datos.

¿Casualidad? Desde luego, creo que no. Sólo un Ayuntamiento que se ha preocupado de realizar los trabajos preparatorios a la entrada en vigor de la Administración Electrónica pueden enfrentarse a estos procedimientos con éxito.

Imagínense trabajar en un Ayuntamiento agraciado por la presencia y asistencia (gratuita, por supuesto), de los mejores técnicos del Plan Avanza, conocedores de todos los intríngulis del SIGEM. Llegamos a la hora de realizar la famosa reingeniería de procesos y adaptar a la vía electrónica, los procedimientos administrativos off line.

Estos técnicos nos pedirán una base, un catálogo desde donde empezar a simplificar para trasladar a la vía electrónica los procedimientos administrativos que no implicaran necesariamente la presencia física del interesado/afectado/ciudadano.

Si no hemos realizado un catálogo de procedimientos, ¿de qué nos valdrá el SIGEM?

No sólo de Gestores Documentales vive (o debería vivir) la Administración, sino también de trabajos tradicionales de sentarse a pensar los pasos de un procedimientos administrativos: los sujetos, el objetivo/fin, las formas, los plazos y la motivación. ¿Están todos estos elementos recogidos en un libro/documento/catálogo? Si la respuesta es no, entonces, casi es mejor no tener (todavía) un SIGEM.